Il necessario per l’ufficio: ecco cosa non può mancare

30

Per molte persone l’ufficio non è solo un luogo di lavoro, ma una seconda casa. Per questa ragione è necessario riuscire a renderlo il più possibile accogliente, scegliendo degli arredi confortevoli e rassicuranti. Tuttavia, è fondamentale anche che sia produttivo e funzionale, in modo da svolgere al meglio le proprie mansioni.

Ma come fare? Per riuscirci è necessario disporre di una serie di elementi indispensabili. Per quanto riguarda il reparto scrivania è importante avere a disposizione diverso materiale da cancelleria, come gomme, matite, penne, evidenziatori, block notes e così via. Tuttavia non può mancare un computer, fisso o portatile, utile per inviare e-mail, preparare relazioni o documenti importanti e intraprendere contatti con nuovi clienti o fornitori.

Sul piano di lavoro, tuttavia, è fondamentale la presenza di una lampada regolabile, in modo da garantire una corretta illuminazione durante tutti i momenti della giornata. Ovviamente non può mancare anche un portabiglietti da visita, al fine di avere sempre i propri dati e recapiti a portata di mano.

Spazio dedicato alla stampa di documenti: cosa deve presentare?

Ogni ufficio che si rispetti presenta una zona dedicata alla stampante ed al fax, in modo da poter disporre anche in formato cartaceo dei documenti più importanti. Per rendere questo angolo funzionale è necessario posizionare una stampante di buona qualità, in modo da non avere problemi di rotture e di malfunzionamenti nell’arco di breve tempo.

Tuttavia, è fondamentale anche avere sempre a disposizione una scorta di fogli ed un set di cartucce, così da poter stampare in ogni momento in tranquillità. Scegliere cartucce originali è sempre la soluzione migliore, poiché consente di non dover fare i conti con nessun tipo di problema.

Bisogna però ricordare che molto utili sono anche le cartucce ricaricabili, nonché quelle rigenerate, in quanto permettono di risparmiare e di rispettare l’ambiente, poiché consentono di ridurre il materiale da sottoporre a smaltimento. Oggigiorno, del resto, è possibile contare su prodotti di qualità, come le cartucce ricaricabili e rigenerate hp, che garantiscono risultati di elevata qualità.

Zona archiviazione: quali sono gli elementi indispensabili?

La maggior parte degli uffici sono dotati di una stanza apposita per conservare i documenti e le carte importanti. Tuttavia, in caso di spazio ridotto, è bene ricavare una zona da destinare all’archiviazione, in modo da avere tutte le pratiche in ordine e riuscire a ritrovarle facilmente in caso di necessità. Il modo migliore per affrontare in tale impresa è procurarsi gli strumenti giusti.

Di fatto, è fondamentale disporre di scaffali ed armadietti dotati di scomparti. Ciò però non basta: bisogna munirsi anche di teche, raccoglitori, contenitori per archiviazione, cartelline, divisori e classificatori. Inoltre, non possono mancare buste trasparenti, custodie per raccoglitori, portalistini ed etichette.

Solo così, infatti, è possibile avere la certezza di sistemare tutto in maniera adeguata e di non dover tenere sulla postazione di lavoro carte ingombranti. Del resto il rischio di perderle o di rovinarle è piuttosto elevato. Ovviamente, molto dipende dal tipo di burocrazia con cui si deve avere a che fare costantemente. In generale, però, è sempre meglio non affidarsi solo all’archiviazione digitale, in quanto non ancora completamente affidabile.